Veelgestelde vragen AVG

Veelgestelde vragen en antwoorden over het verwerken van persoonsgegevens in de rapporten die opgesteld worden door archeologen of bodemdeskundigen.

(“verwerken” betreft alle handelingen die met persoonsgegevens kunnen worden verricht, zoals het opslaan, raadplegen, doorsturen, bewerken etc.)

1. Is het opnemen van persoonsgegevens in de rapporten door de certificaathouders onder de privacywetgeving gewenst of toegestaan?
Om te kunnen voldoen aan de eisen van certificering en registratie zoals die voortvloeien uit de Erfgoedwet, de Regeling bodemkwaliteit, de toepasselijke beoordelingsrichtlijnen en de eisen van de Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie, dienen de partijen die de rapportages inzake archeologie en bodembeheer opstellen, persoonsgegevens te verwerken. Het betreft de namen van de archeologen en bodemdeskundigen, werkzaam bij een bedrijf dat het bodembeheer uitvoert. De wettelijke grondslag hiervan is gelegen in artikel 6, eerste lid, aanhef en onder c AVG; de verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting.

2. Welke persoonsgegevens mogen worden verwerkt in de rapporten?
De verwerking van persoonsgegevens dient te worden beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wettelijke plicht. Persoonsgegevens waarvan het wellicht handig is om die te verwerken (nice-to-know) maar waarvan niet gezegd kan worden dat dit noodzakelijk is (need-to-know) mogen niet worden verwerkt.

3. Is er een verschil is tussen het alleen opnemen van naam en functie van de archeologen en bodemmedewerkers in de rapporten of het daarbij tevens opnemen van aanvullende gegevens?
Er bestaat inderdaad een verschil tussen de naam van een persoon en eventuele andere persoonsgegevens, zoals een adres en woonplaats, een telefoonnummer of een e-mailadres. Als in de rapportages kan worden volstaan met de naam en functie van de archeoloog of bodemmedewerker om te kunnen controleren wie de werkzaamheden heeft uitgevoerd, dan dient te worden volstaan met deze gegevens. Andere persoonsgegevens (bijvoorbeeld een telefoonnummer of een e-mailadres) mogen alleen worden verwerkt als kan worden aangetoond dat die gegevens noodzakelijk zijn.

4. Mogen namen van personen worden opgenomen in de rapporten bij wijze van service aan de lezer van de rapporten?
Nee, dat is niet toegestaan. Uit het beginsel dat namen en andere persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als de noodzaak daartoe kan worden uitgelegd, vloeit voort dat het verwerken van persoonsgegevens als service maar zonder strikte noodzaak daartoe, niet is toegestaan.